Работа архивного отдела была востребована у населения всегда. О порядке исполнения запросов юридических и физических лиц архивным отделом Администрации города Первомайска в ходе интервью местным и печатным СМИ рассказал его начальник Геннадий Осадчук.
Геннадий Владимирович, расскажите, пожалуйста, об основных направлений деятельности архивного отдела?
Архивный отдел является структурным подразделением Администрации города Первомайска и работает в соответствии с Положением об архивном отделе. Одним из основных направлений деятельности нашего отдела является исполнение запросов граждан, а также предприятий, учреждений и организаций по тем архивным документам, которые находятся у нас на хранении.
Сколько в архиве на хранении документов?
В архивном отделе на хранении находится 150 фондов (их них 43 фонда управленческой документации и 107 фондов документов по личному составу), 20089 ед. хр. (из них 9721 ед.хр. управленческой документации и 10368 ед. хр. по личному составу), в том числе внесенных в описи 20089 ед.хр., (из них 9721 ед.хр. управленческой документации и 10368 ед.хр. по личному составу).
Разработана ли нормативная база в области архивного дела? Каким нормативным документом вы пользуетесь при исполнении запросов?
Да, разработана. А если конкретно по данному вопросу – Закон Луганской Народной Республики «Об обращениях граждан». Постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики принят Порядок исполнения архивами запросов юридических, физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, согласно которому мы и работаем.
Гражданину необходима справка о подтверждении стажа работы и заработной платы. Каков план его действий?
Изначально гражданину необходимо обратиться в Пенсионный фонд для уточнения документов и периодов работы для подтверждения стажа и заработной платы. Далее, имея при себе копию паспорта, трудовой книжки, и при наличии, выписку из Пенсионного фонда, гражданин обращается в отдел административных услуг Администрации города Первомайска. Его сотрудники приглашают специалиста архивного отдела, который даст консультации и примет заявление на получение архивной справки. (Понедельник с 09-00 до 18-00, перерыв с 13.00 до 13.45).
Если гражданин обратился в архивный отдел, а документов по данному предприятию на хранении нет. Что вы советуете обратившемуся в этом случае?
По многим предприятиям, учреждениям мы обладаем информацией, где находятся документы, т.к. согласно законодательной базы ЛНР, с аналогичными функциями идентичные перерегистрированные предприятия и учреждения являются распорядителями документов периода Украины. Мы рекомендуем, куда необходимо обратиться, предоставляем юридические адреса, телефоны, но бывает, мы не в состоянии помочь человеку. В таком случае мы выдаем справку соответствующего характера.
Что является основанием для подтверждения трудового стажа и заработной платы?
Подтверждением трудового стажа являются приказы по личному составу, основной деятельности, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета и ведомости начисления зарплаты, трудовые договоры и соглашения.
Архивная справка о заработной плате оформляется на основании лицевых счетов и расчетно-платежных ведомостей. Расчет заработка архивом не производится, указываются лишь суммы, отраженные в архивном документе.
При оформлении пенсии на льготных условиях, дополнительно предоставляем копии из архивных документов, а если конкретно – копии приказов о приеме, увольнении, переводе на другие работы, о сокращенном рабочем дне, бесплатных отпусках, об аттестации труда, копии личной карточки и др. В обязательном порядке указываем все переименования предприятия.
Если в архивном документе не совпадают фамилия, имя, отчество, или отсутствуют, указаны в сокращенном варианте, есть неточные названия – в тексте справки указываем: «так значится в документе».
Какие еще выдаете справки, по какой тематике?
Выдаем копии решений Первомайского городского совета и его исполнительного комитета. В основном – о выделении земли, предоставлении в аренду, оформлении права собственности, о переименовании улиц и др.
Каков порядок оформления справки?
Существует определенный порядок оформления справки, его озвучивают на месте. Справки оформляются на бланке Администрации, в конце указываем данные документов, которые являются основанием для ее составления (№ фонда, описи, дела, листов). Подписываются вышеуказанные документы начальником отдела, заместителем Главы Администрации, заверяются гербовой печатью, регистрируются.
Пресс-служба Администрации города Первомайска
